Goed communiceren, kun je leren!

Dat kan natuurlijk door een teamanalyse te doen (het zou zonde zijn als ik je niet op dit aanbod zou wijzen 😉), maar je kunt ook als leidinggevende of coach zelf aan de slag gaan:

1. Stel vragen: stel vragen om de oorzaak van het communicatieprobleem te achterhalen. Praat met de betrokken teamleden, gebruik LSD en stel open vragen om het probleem beter te begrijpen. Let op: begrijpen is iets anders dan begrip tonen (wat snel kan lijken op goedkeuring geven aan het gedrag). Kijk uit voor projectie en het vastlopen in je eigen beeldvorming. Luister met een open blik (en hart natuurlijk!).
2. Kijk goed naar de onderlinge afspraken over de communicatie. Zijn deze nog passend en up-to-date? Kunnen de teamleden zich nog steeds vinden in deze afspraken? Kijk of er verbeterpunten zijn ten aanzien van de onderlinge afspraken om zo communicatieproblemen in de toekomst te kunnen voorkomen.
3. Beleid herzien: beoordeel bestaande beleidslijnen en procedures om er zeker van te zijn dat ze duidelijk en up-to-date zijn. Bepaal of er verbeterpunten zijn om communicatieproblemen te helpen voorkomen.
4. Faciliteer communicatie: faciliteer de communicatie tussen de partijen die betrokken zijn bij het communicatievraagstuk. Zorg dat je hierin zelf een onpartijdige rol kunt spelen of schakel de hulp in van een externe partij. Je kunt een vergadering beleggen, een BOT-overleg organiseren of in een andere vorm tot een gesprek komen.
5. Analyseer de situatie: analyseer de situatie om te bepalen of er onderliggende problemen zijn die de communicatie belemmeren. Dit kunnen culturele verschillen, tegenstrijdige waarden of een gebrek aan vaardigheden zijn. Er kunnen ook dingen ‘onder de oppervlakte’ spelen die communicatie lastig maken.
6. Zoek samen naar oplossingen: let op dat je hier uit de rol van oplossingsaandrager blijft! Van teamleden kun je verwachten dat ze zelf meedenken over de oplossing en met initiatieven komen. Is daar tijd voor nodig? Geef deze dan. Het helpt niet als je zelf de oplossing aandraagt, krachtiger is het wanneer deze bij de teamleden zelf ontstaat.
7. Maak afspraken over de oplossing die bedacht is én spreek af wanneer je hierover gaat evalueren met elkaar. Maak ook samen een plan wat te doen als er toch weer een conflict of communicatieprobleem ontstaat.

Stel dat het communicatieprobleem zich niet tussen een aantal teamleden afspeelt maar het hele team betrokken is kun je bovenstaande stappen ook volgen. Soms hebben teams hulp nodig om tot een oplossing te komen. Daarvoor is het nodig te onderzoeken wat de oorzaak van de problemen is. Zodra de oorzaak van het probleem bekend is, moet het team een plan bedenken om het aan te pakken. Als er bijvoorbeeld een gebrek aan begrip is, kan het team vaardigheden ontwikkelen om begrip te leren hebben voor elkaar en elkaars standpunten. Als er onduidelijkheid is, kan het team regels opstellen voor effectieve communicatie. Als er een gebrek aan vertrouwen is, kan het team zich richten op het opbouwen van vertrouwen en het ontwikkelen van relaties. Door de tijd te nemen om communicatieproblemen in teams te identificeren en aan te pakken, kunnen teams ervoor zorgen dat hun communicatie effectief en efficiënt is.

Het aanpakken van communicatieproblemen lukt alleen als alle teamleden zich proactief opstellen en kritisch naar zichzelf durven kijken. Alleen afspraken maken kan helpen om in de bovenstroom ogenschijnlijk makkelijker te communiceren, maar als er niet daadwerkelijk iets veranderd in de basis steken de problemen vroeg of laat weer de kop op.

Tenslotte is het belangrijk om te onthouden dat communicatie een continu proces is, een proces dat vertrouwen en onderling begrip vraagt. Ook als het een keertje niet goed gaat. Niets werkt zo benauwend als het gevoel dat teamleden geen fouten mogen maken of mogen leren van situaties die zich voordoen. Daarin is de leider hun voorbeeld. Samen fouten maken, leren en weer doorgaan; dat helpt naast een regelmatige evaluatie.

Heb je hulp nodig in het effectiever leren communiceren in/van je team? Klik dan hieronder.