Intercollegiaal evalueren

In veel organisaties is het een jaarlijks terugkerend moment: het jaargesprek, het goede gesprek, het evaluatiegesprek, het beoordelingsgesprek of geef het een naam…
In een snelle samenvatting komt het neer op: leidinggevende spreekt met medewerker, leer- en groeidoelen worden besproken, soms nog samengevat in een plan en de realiteit van elke dag komt daarna weer om de hoek kijken.

De laatste jaren is er wel het één en ander veranderd merk ik in de organisaties waarvoor ik mag werken. Het eenzijdige beoordelingsgesprek veranderd in een tweegesprek met oog voor elkaar en de samenwerking. Toch blijft het misschien voelen als een verplicht nummertje? Ik herinner zelf nog een organisatie waar ik een ‘goed gesprek’ had met mijn leidinggevende. Eens per jaar… Het idee was goed: op een laagdrempelige manier met elkaar praten over hoe ‘het’ gaat. En met ‘het’ werd dan het werk bedoeld. Je mocht (lees: moest) het gesprek als medewerker zelf inplannen, het mocht wel plaatsvinden in een ontspannen setting en je mocht zelf ook eigen gesprekspunten aandragen. Tot zover de vrijblijvendheid. Het gesprek moest er toch komen, want er moest een verslag in het personeelsdossier. De leidinggevende verviel weer in het oude patroon van hoe het altijd is gegaan en achteraf had ik eigenlijk alleen de visie van de leidinggevende gehoord over hoe ‘het’ gaat maar had ik geen idee wat er de dag van morgen anders zou moeten of mogen.

In de afgelopen jaren heb ik gewerkt aan een instrument waarmee de medewerker centraal staat, als onderdeel van een groter geheel: het team. Als je ervan uitgaat dat elke medewerker bijdraagt aan het resultaat van het team, op welke manier dan ook, kan het onmogelijk de leidinggevende alleen zijn die bepaald op welke manier deze bijdrage ten goede (of kwade) komt. Hoe waardevol kan het zijn dat je als medewerker directe feedback krijgt van elke collega die dit wil geven en dat je zelf de kans krijgt om ook je collega’s kan laten ervaren welke waarde zij hebben? Ik denk dat dit van grote waarde is en de uitwerking daarvan zie ik terug in teams die werken met mijn intercollegiale manier van evalueren en - misschien nog wel belangrijker - vooruit kijken.

Hoe werkt intercollegiaal evalueren?

  • Elke collega kan inloggen in een digitale omgeving.
  • Daar geef je aan over welke collega’s je een evaluatie wilt invullen.
  • Je beantwoord vragen over de collega (die op maat zijn gemaakt voor de organisatie en passend bij de doelen die het team heeft).
  • Er is bij elk onderdeel ruimte om een eigen onderbouwing te schrijven.
  • De evaluaties worden verzameld en verwerkt tot een persoonlijk rapport.
  • De medewerker ontvangt dit rapport en in een intervisiesetting wordt, onder leiding van een gespreksleider, de feedback besproken op een passende manier.

Ben je er dan? Nee! Wat mij betreft niet. Zolang dit een eenmalige jaarlijkse evaluatie blijft wordt niet elk potentieel in een team benut en blijven kansen liggen. Ik geloof in de kracht van doen. Op een basis van openheid en vertrouwen als team samen opbouwend en kritisch kijken naar het team, de doelen maar ook naar het individu is een doorlopend proces. Het vraagt om krachtig leiderschap om dit uit te dragen en te begeleiden. Niet eens per jaar, maar in die realiteit van elke dag.

Je hebt misschien nog vragen, zoals…

Hoeveel tijd kost het invullen van een evaluatie per teamlid?

Afhankelijk van de hoeveelheid vragen (die we samen op maat bepalen) kost het invullen ongeveer 20 minuten. Er is een mogelijkheid met alleen scores/waarden te werken, dan ben je snel klaar. Mijn aanbeveling is altijd om ook een toelichting of onderbouwing te geven, zodat de ontvanger de feedback beter kan begrijpen.

Is elk teamlid verplicht een evaluatie in te vullen?

Nee, een teamlid kan er ook voor kiezen om geen evaluatie in te vullen. Maar – een grote maar – als iemand niemand feedback wil geven is dat ook interessant en zou ik benieuwd zijn wat daarachter zit.

Gebeurt het invullen anoniem?

Dat kan zeker! In teams die hier net mee beginnen, die minder gewend zijn feedback te geven of waar veel onderliggende problemen spelen raad ik altijd aan de feedback anoniem te geven. Bij stabiele teams die goed samenwerken is het mijn grote aanbeveling de mogelijkheid te geven om de feedback openlijk te geven. Ik geloof in persoonlijke feedback en de positieve uitwerking daarvan, maar niet elk team is daar klaar voor. Ik kijk graag met je mee wat voor jouw team passend kan zijn!

Wat levert deze manier van evalueren op?

Los van feedback, groeiend vertrouwen en een diversiteit aan blik op het teamlid vind ik de grootste meerwaarde dat het team samen verantwoordelijk wordt gesteld voor de successen en de leerpunten van het team. Teamleden kunnen elkaar ondersteunen, helpen en een positieve bijdrage leveren aan de ontwikkeling van elkaar. Nogmaals, dit vraagt ook om goede begeleiding en als deze er is weet ik zeker dat de teamresultaten en het werkplezier zullen groeien!

Is deze manier van evalueren wel persoonlijk genoeg?

Als je alleen een rapportje uitdraait en die voorleest: nee zeker niet! Maar als de feedback een opstap is naar een open gesprek, waarin het teamlid centraal staat en de kans krijgt te groeien (zowel van de positieve feedback als eventuele ontwikkelmogelijkheden) en je elkaar ziet als team kan het haast niet persoonlijker.

Waar kan dit mis gaan?

In teams waar veel onder de oppervlakte speelt (of erboven) kan deze vorm van evalueren een kwestie van modder gooien worden. Deze vorm is dus ook niet geschikt voor alle teams. Soms is er eerst iets anders nodig,

Ook kan er een focus op de negatieve feedback komen liggen, als dit proces niet goed begeleid wordt. De meerwaarde ligt juist in de ontwikkeling die een teamlid door kan maken en de bijdrage die een teamlid levert aan het hele team, niet op goed of fout. Daarom is goede begeleiding erg belangrijk.
Geschreven tekst wordt altijd anders begrepen dan een open gesprek en directe communicatie. Daarom is het rapport niet leidend, maar het gesprek over de inhoud. Dat gesprek kan op meerdere manieren. Samen met jou kijk ik graag naar wat passend is binnen jouw team of organisatie.

Enthousiast geworden?

Ik hoop het! Wil je net als ik graag af van de last van een standaard beoordelingsgesprek en actief aan de slag met het potentieel van jouw team? Reageer dan hieronder zodat we samen kunnen kijken op welke manier ik jou (of jullie) kan ondersteunen.